Korisnički profil

Registriraj se
a

HORKA komunikacije

  /  Komunikacijski savjeti   /  Kako voditi učinkovite sastanke

Kako voditi učinkovite sastanke

Znate onu situaciju kada ste na sastanku i slušate šefa koji objašnjava što će se i kako raditi; učite novi koncept, slušate prezentaciju koja je važna za vas i vaš posao – međutim, nije vam jasno? Izgubili ste nit? Koncentraciju vam je odvukla misao kako poslije posla morate u kupovinu? A niste još ni završili onaj izvještaj?

Dobrodošli u svakodnevicu i svih drugih ljudi na svijetu. Zašto ne pitamo kada nam nije jasno?

Prije koju godinu radila sam na mjestima gdje su tako prolazili sastanci nakon kojih bismo svi izlazili zbunjeni. Bili bismo zbunjeni jer nitko nije pitao što mu nije jasno i na neki način intervenirao u trenutku. Nikada mi nije bilo jasno: PA ZAŠTO NITKO NE KAŽE DA NE RAZUMIJE? DA NAM NEDOSTAJE INFORMACIJA? DA NAM NIJE JASNO TKO ŠTO RADI?

Najčešći razlog zašto ne pitamo je zato što se bojimo da ćemo ispasti glupi.

Hajdemo pokušati doskočiti tim situacijama. Što napraviti i kako se snaći u ovakvoj situaciji?

Kako asertivno, kao dobar komunikator, postaviti pitanje koje svi imaju, ali ga nitko ne izgovara?

Pretpostavljam da vam je vaš posao važan i da želite u njemu biti dobri, izvrsni! Bez obzira na radno mjesto na kojemu smo, biti izvrstan zahtijeva puno truda na različitim razinama. Stručno znanje, iskustvo, rješavanje, novih izazova i problema, snalaženje u novim situacija, konstantno učenje. I kraj svega toga, ključne su komunikacijske vještine. Znate li da brže napreduju ljudi koji imaju razvijene komunikacijske vještine? Brže napreduju jer imaju razvijenije sposobnosti za rješavanje problema, upravljanje ljudima, predstavljanje, javni nastup, komuniciranje i delegiranje. Jedna od tih situacija je upravo i ova – što kada mi nije jasno?

Zamislite ovaj touchdown – ako ne znate, pitajte.

Prije svega, potpuno je u redu ako u nekom razgovoru nešto ne razumijete, ako ste izgubili koncentraciju, ne možete uhvatiti nit razgovora ili ste jednostavno odlutali u mislima. Čovjek misli 600 – 700 misli u minuti, a govori u prosjeku 120 riječi. Dakle mi puuuno brže i puuuno više mislimo nego što smo u kapacitetu to izreći. U određenom trenutku smo također u određenom emocionalnom stanju: imamo svoje brige, najčešće već razmišljamo o budućnosti ili nas muči prošlost; nemamo iste razine znanja kao svi ostali u  prostoriji, imamo različite načine komunikacije, ciljeve, vrijednosti… I sve to utječe na naš način komunikacije. Da bismo komunicirali učinkovito, moramo biti u mjestu mira i autentičnog izražavanja koje odgovara društvenoj prirodi situacije. Dobri komunikatori i uspješni lideri svjesni su toga da je važno da su prisutni u trenutku i da s poštovanjem pristupaju komunikacijskim odnosima. To znači da prihvaćaju sebe i osvješćuju svoj način komunikacije i isto to vrijedi i za druge s kojima komuniciraju.

Na koliko sastanaka dnevno prisustvujete? I, pitanje za milijun dolara, koliko njih zaista smatrate učinkovitima?

Na jednom od brojnih sastanaka kojima i sama prisustvujem, poslušala sam savjete drugih komunikacijskih stručnjaka i jednostavno sam kada mi nije bilo jasno – pitala.  Treba nadići vlastiti osjećaj straha, srama ili stida koji se pojavljuje i asertivno postaviti pitanja. Od tada do danas prošle su stotine takvih sastanaka gdje jednostavno – pitam. Danas mi to dođe kao dobar dan!

Ako se pitate kako to izvesti, evo nekoliko savjeta.
  1. Postavite konkretno pitanje u asertivnoj formi.
  2. Započnite s nekim od sljedećih prijedloga:
  • Mogu li postaviti pitanje? Hvala. Voljela bih točnije znati…
  • Nisam sigurna da sam shvatila… Može li pojašnjenje?
  • Voljela bih da ponovimo glavne točke…
  • Hvala što ste pojasnili ovo, iako mi je i dalje nejasno to i to. Možete li pojasniti?
  • Voljela bih da ponovno prođemo neke od tema koje su mi ostale nejasne.
  • Ispričavam se što prekidam, no mislim da je važno da nam je ovdje jasno to i to.

Rezultati koji se dogode nakon što netko od prisutnih pita kada mu nije jasno su sljedeći:

  1. Jasnoća u prijenosu informacija
  2. Jasno definiranje termina, izraza, obveza i zadataka
  3. Učinkovitost u vremenu
  4. Funkcionalnost sastanka
  5. Ostvarenje cilja prijenosa informacija tijekom sastanka
Ne tražimo li to svi u sastancima?

Sretno na vašem komunikacijskom putu,

Katarina

 

Registracija korisnika

Resetiraj lozinku